Hvad det koster at afvikle en street workout konkurrence

Du vil afvikle din første street workout konkurrence, og ingen vil fortælle dig hvad det egentlig koster. Tallene herunder kommer fra rigtige begivenheder med fyrre til tres atleter i Europa. De passer ikke præcist på din situation. En kommunal hal lånt af rådhuset og et privat sted lejet en weekend er to forskellige verdener. Brug intervallerne som et udgangspunkt for dit eget regneark, ikke som en regel.

Sted, tilladelser og forsikring

Det er den post der svinger mest. En kommunal hal lånt på en simpel aftale kan koste dig ingenting. Det samme areal lejet privat en weekend stiger hurtigt til 800 € eller 1 500 €. Udendørs på et offentligt spot skal du bruge en tilladelse til at bruge det offentlige rum. Regn med alt fra 0 € til 300 € alt efter byen, mere hvis du lukker en gade. Ansvarsforsikring for arrangøren løber op i 150 € til 400 € for en enkelt dag. Arbejder du gennem et forbund eller en tilsluttet klub, er den måske allerede dækket. Tjek det, før du betaler for den to gange. Hvad hver police skal dække, fra arrangøransvar til ulykkesforsikring, står i guiden om forsikring af en street workout konkurrence.

Udstyr og platforme

En street workout konkurrence foregår på stænger, ribber, ringe og måtter. Er dit sted allerede udstyret, falder den post næsten til nul. Ellers lejer eller låner du et mobilt stativ. Et stativ lejet en weekend ligger mellem 500 € og 2 000 € inklusive levering. Klubber i nærheden låner ofte måtter og vægte ud til gengæld for en sponsoromtale. Glem ikke det usynlige forbrug. Kridt, stropper, klemmer, afspærringsbånd, en rulle gaffatape. To hundrede euro forsvinder uden at du opdager det.

Lyd, speaker og dommere

En konkurrence uden lyd er en trist konkurrence. Et anlæg med mikrofoner og en mikser for dagen koster 150 € til 500 €. En speaker der kan holde en hel dag og kender disciplinen tager 150 € til 400 €. Nogle gør det gratis første gang, fordi de elsker scenen. Dommere er næsten altid frivillige ved en lokal begivenhed. Med halvtreds atleter kører du fem eller seks heats per disciplin, og du skal bruge én dommer per platform ved hver gennemgang. De folk spiser, drikker og går hjem med en t-shirt. Regn med 20 € til 30 € per person i staben til mad og merchandise.

Præmier, tryk og mad

Medaljer koster 3 € til 8 € stykket alt efter kvalitet. Tre pladser per kategori på tværs af fem kategorier bringer dig allerede tæt på hundrede euro. Pokaler printet i 3D af en lokal partner koster mindre og betyder mere. Præmier i naturalier slår ofte kontanter. Et sportsmærke der giver 500 € i varer koster dig ingenting og lander godt. På tryksiden skal du regne med startnumre, plakater, skiltning ved stationerne og en baggrundsbanner. Det er 150 € til 500 €. At bespise staben en hel dag løber op i 8 € til 12 € per person.

Foto, video og gebyrer til platformen

En fotograf for dagen tager 250 € til 600 €. En videograf der leverer en ren aftermovie går til 400 € eller 1 000 €. Det er den letteste post at skære væk og den mest lønsomme at beholde. Uden billeder har du intet at vise næste års sponsorer. Så kommer gebyrerne til billetsalg og betaling. Regn med omkring 3 procent plus en fast kommission per transaktion på tilmeldinger betalt online. På halvtreds tilmeldinger à 35 € er det cirka 100 €. Du kan sluge det selv eller lægge det over på atleten.

Det der kommer ind

Tilmeldingsgebyrer er den mest synlige indtægt og den mest vildledende. Ved en lokal konkurrence ligger prisen per atlet mellem 25 € og 45 € for individuelle. Halvtreds atleter à 35 € giver dig 1 750 €. Kig på udgiftstabellen igen, og problemet er tydeligt. Tilmeldinger alene finansierer meget lidt ud over en helt afklædt begivenhed. Lokale sponsorer ændrer billedet. Et center, en kosttilskudsbutik, en fysioterapeut, et tøjmærke. En pakke til 300 € eller 800 € køber et logo på baggrunden, en omtale fra speakeren og en tilstedeværelse på alle billeder. Tre sponsorer à 500 € svarer til fjorten tilmeldinger. Drikkevareboden er den mest undervurderede post af alle. På en dag med hundrede og halvtreds mennesker i salen er en avance på 400 € til 900 € realistisk, hvis du selv driver den. Billetter til tilskuere er beskedne i street workout. Mange arrangører holder adgangen gratis for at fylde salen og sælge flere drikkevarer. Tager du penge, er 5 € til 10 € det normale leje. En t-shirt til begivenheden giver 5 € til 12 € i avance per styk. En early bird pris eller rabatkoder til klubber fylder de første pladser uden at røre den annoncerede pris.

Break even punktet

Regn baglæns. Læg dine faste omkostninger sammen, dem der lander også selv om ingen tilmelder sig. Sted, forsikring, udstyr, lyd, tryk. Ved en slank lokal begivenhed er det ofte 2 000 € til 3 000 €. Divider den total med nettoavancen på én tilmelding. På en tilmelding til 35 € beholder du omkring 33 €, når betalingsgebyrerne er væk. Så du skal bruge tres til halvfems atleter for at dække de faste omkostninger med tilmeldinger alene. Du har halvtreds. Det er præcis derfor, sponsorer ikke er en bonus. De er halvdelen af modellen. En begivenhed der går i nul på sin første udgave, er allerede en sejr. Mange arrangører taber 300 € til 800 € første gang og henter det ind på anden udgave, når salen er fuld og sponsorerne skriver under uden at blive jaget.

Tre fejl der koster rigtige penge

Den første er at fastsætte prisen på tilmeldingen før budgettet er bygget. Du melder 25 € ud for at fylde feltet og opdager så, at lejen af stativet alene er 1 500 €. Den anden er at ignorere din egen tid. Den er ikke gratis, selv om du aldrig fakturerer den. En første udgave koster hundrede til to hundrede timers arbejde. Den tredje er for lidt stab. En træt dommer dømmer dårligt, og en omstridt stilling koster dig langt mere på omdømmet end tre hundrede euro til ordentligt bespiste frivillige.