Quanto custa organizar uma competição de street workout

Queres organizar a tua primeira competição de street workout e ninguém te diz o que isso custa mesmo. Os números abaixo vêm de eventos reais com quarenta a sessenta atletas na Europa. Não vão corresponder exatamente à tua situação. Um pavilhão municipal emprestado pela câmara e um espaço privado alugado para um fim de semana são dois mundos diferentes. Trata estes intervalos como um ponto de partida para a tua própria folha de cálculo, não como uma regra.

Local, autorizações e seguro

É a linha que mais oscila. Um pavilhão municipal emprestado com um protocolo simples pode não te custar nada. A mesma área alugada em privado para um fim de semana sobe depressa para 800 € ou 1 500 €. Ao ar livre num spot público precisas de uma autorização de ocupação do espaço público. Conta de 0 € a 300 € conforme a cidade, mais se cortares uma rua. O seguro de responsabilidade civil do organizador anda em 150 € a 400 € para um dia. Se passas por uma federação ou por um clube filiado pode já estar coberto. Verifica antes de o pagares duas vezes. O que cada apólice deve cobrir, da responsabilidade civil ao seguro de acidentes pessoais, está no guia do seguro de uma competição de street workout.

Material e plataformas

Uma competição de street workout acontece em barras, espaldares, argolas e colchões. Se o teu local já está equipado, esta linha cai para perto de zero. Caso contrário alugas ou pedes emprestada uma estrutura móvel. Uma estrutura de barras alugada para um fim de semana fica entre 500 € e 2 000 € com entrega incluída. Os clubes vizinhos emprestam muitas vezes colchões e pesos em troca de uma menção de patrocínio. Não esqueças os consumíveis invisíveis. Magnésio, straps, grampos, fita de balizagem, um rolo de fita para o chão. Duzentos euros desaparecem sem dares por isso.

Som, animador e juízes

Uma competição sem som é uma competição triste. Um sistema de som com microfones e uma mesa para o dia custa 150 € a 500 €. Um animador que aguenta um dia inteiro e conhece a modalidade pede 150 € a 400 €. Alguns fazem-no de graça à primeira vez porque adoram o palco. Os juízes são quase sempre voluntários num evento local. Com cinquenta atletas corres cinco ou seis vagas por prova, e precisas de um juiz por plataforma em cada passagem. Essas pessoas comem, bebem e vão embora com uma t-shirt. Conta 20 € a 30 € por pessoa da equipa para comida e produtos.

Prémios, impressão e comida

As medalhas custam 3 € a 8 € cada conforme a qualidade. Três lugares por categoria em cinco categorias já te põem perto de cem euros. Os troféus impressos em 3D por um parceiro local custam menos e valem mais. Os prémios em espécie ganham muitas vezes ao dinheiro. Uma marca de desporto que entrega 500 € de produto não te custa nada e cai bem. Na impressão, prevê os números de peito, os cartazes, a sinalética dos postos e uma lona de fundo. São 150 € a 500 €. Alimentar a equipa durante um dia inteiro fica em 8 € a 12 € por pessoa.

Foto, vídeo e comissões da plataforma

Um fotógrafo para o dia pede 250 € a 600 €. Um videógrafo que entrega um aftermovie limpo sobe para 400 € ou 1 000 €. É a linha mais fácil de cortar e a mais rentável de manter. Sem imagens não tens nada para mostrar aos patrocinadores do ano seguinte. Depois vêm as comissões de bilhética e de pagamento. Conta cerca de 3 por cento mais uma comissão fixa por transação nas inscrições pagas online. Em cinquenta inscrições a 35 € isso dá uns 100 €. Podes absorver esse valor ou passá-lo ao atleta.

O que entra

As inscrições são a receita mais visível e a mais enganadora. Numa competição local o preço por atleta fica entre 25 € e 45 € nos individuais. Cinquenta atletas a 35 € dão 1 750 €. Olha outra vez para a tabela de despesas e o problema salta à vista. As inscrições sozinhas financiam muito pouco além de um evento despido. Os patrocinadores locais mudam o quadro. Um ginásio, uma loja de nutrição, um fisioterapeuta, uma marca de roupa. Um pacote a 300 € ou 800 € compra um logótipo na lona de fundo, uma menção do animador e presença em todas as fotos. Três patrocinadores a 500 € valem catorze inscrições. O bar é a linha mais subestimada de todas. Num dia com cento e cinquenta pessoas na sala, uma margem de 400 € a 900 € é realista se o geres tu. Os bilhetes de espectador continuam modestos no street workout. Muitos organizadores mantêm a entrada livre para encher a sala e vender mais bebidas. Se cobrares, 5 € a 10 € é o intervalo normal. Uma t-shirt do evento devolve 5 € a 12 € de margem por unidade. Uma tarifa early bird ou códigos promocionais reservados aos clubes enchem as primeiras vagas sem mexer no preço anunciado.

O ponto de equilíbrio

Faz as contas ao contrário. Soma os teus custos fixos, os que caem mesmo que ninguém se inscreva. Local, seguro, material, som, impressão. Num evento local enxuto isso dá muitas vezes 2 000 € a 3 000 €. Divide esse total pela margem líquida de uma inscrição. Numa inscrição de 35 €, tiradas as comissões de pagamento, ficas com uns 33 €. Portanto precisas de sessenta a noventa atletas para cobrir os custos fixos só com inscrições. Tens cinquenta. É exatamente por isso que os patrocinadores não são um extra. São metade do modelo. Um evento que fica em equilíbrio na primeira edição já é uma vitória. Muitos organizadores perdem 300 € a 800 € à primeira e recuperam na segunda, quando a sala está cheia e os patrocinadores assinam sem ser preciso andar atrás deles.

Três erros que custam dinheiro a sério

O primeiro é fixar o preço da inscrição antes de montar o orçamento. Anuncias 25 € para encher o pelotão, e depois descobres que só o aluguer da estrutura são 1 500 €. O segundo é ignorar o teu próprio tempo. Não é gratuito mesmo que nunca o fatures. Uma primeira edição leva cem a duzentas horas de trabalho. O terceiro é ter equipa a menos. Um juiz cansado julga mal, e uma classificação contestada custa-te muito mais em reputação do que trezentos euros de voluntários bem alimentados.