Wat een street workout wedstrijd draaien kost

Je wil je eerste street workout wedstrijd draaien en niemand vertelt je wat dat echt kost. De cijfers hieronder komen van echte evenementen met veertig tot zestig atleten in Europa. Ze zullen niet precies bij jouw situatie passen. Een gemeentelijke zaal die het stadhuis uitleent en een privélocatie die je voor een weekend huurt zijn twee verschillende werelden. Behandel deze marges als een startpunt voor je eigen spreadsheet, niet als een regel.

Locatie, vergunningen en verzekering

Dit is de post die het sterkst schommelt. Een gemeentelijke zaal die je met een eenvoudige overeenkomst krijgt kan je helemaal niets kosten. Dezelfde oppervlakte privé gehuurd voor een weekend loopt snel op tot 800 € of 1 500 €. Buiten op een openbare spot heb je een vergunning nodig om de openbare ruimte te gebruiken. Reken op ergens tussen 0 € en 300 € afhankelijk van de gemeente, meer als je een straat afsluit. Een aansprakelijkheidsverzekering voor de organisator kost 150 € tot 400 € voor één dag. Werk je via een federatie of een aangesloten club, dan is ze misschien al gedekt. Kijk dat na voordat je er twee keer voor betaalt. Wat elke polis moet dekken, van aansprakelijkheid tot ongevallenverzekering, staat in de gids over de verzekering van een street workout wedstrijd.

Materiaal en platforms

Een street workout wedstrijd gebeurt op stokken, wandrekken, ringen en matten. Is je locatie al uitgerust, dan zakt deze post bijna naar nul. Anders huur of leen je een mobiele rig. Een rig met stokken voor een weekend zit tussen 500 € en 2 000 € inclusief levering. Clubs uit de buurt lenen vaak matten en gewichten in ruil voor een vermelding als sponsor. Vergeet het onzichtbare verbruiksmateriaal niet. Magnesium, straps, klemmen, afzetlint, een rol tape voor de grond. Tweehonderd euro verdwijnt zonder dat je het merkt.

Geluid, speaker en juryleden

Een wedstrijd zonder geluid is een trieste wedstrijd. Een geluidsinstallatie met microfoons en een mengtafel voor de dag kost 150 € tot 500 €. Een speaker die een hele dag kan dragen en de discipline kent vraagt 150 € tot 400 €. Sommigen doen het de eerste keer gratis omdat ze van het podium houden. Juryleden zijn bij een lokaal evenement bijna altijd vrijwilligers. Met vijftig atleten draai je vijf of zes heats per onderdeel, en je hebt bij elke doorgang één jurylid per platform nodig. Die mensen eten, drinken en gaan met een t-shirt naar huis. Reken 20 € tot 30 € per medewerker voor eten en spullen.

Prijzen, drukwerk en eten

Medailles kosten 3 € tot 8 € per stuk afhankelijk van de kwaliteit. Drie plaatsen per categorie over vijf categorieën brengt je al richting honderd euro. Bekers die een lokale partner in 3D print kosten minder en betekenen meer. Prijzen in natura zijn vaak beter dan geld. Een sportmerk dat voor 500 € aan producten geeft kost je niets en valt goed. Voor drukwerk plan je rugnummers, affiches, bewegwijzering voor de plekken en een doek als achtergrond. Dat is 150 € tot 500 €. De ploeg een hele dag te eten geven kost 8 € tot 12 € per persoon.

Foto, video en kosten van het platform

Een fotograaf voor de dag vraagt 250 € tot 600 €. Een videograaf die een nette aftermovie levert gaat naar 400 € of 1 000 €. Dit is de post die het makkelijkst te schrappen is en die het meest oplevert als je hem houdt. Zonder beeld heb je de sponsors van volgend jaar niets te tonen. Daarna komen de kosten van de ticketing en de betaling. Reken op ongeveer 3 procent plus een vaste commissie per transactie op de inschrijvingen die online worden betaald. Op vijftig inschrijvingen van 35 € is dat ruwweg 100 €. Je kunt dat zelf dragen of doorrekenen aan de atleet.

Wat er binnenkomt

Het inschrijfgeld is de meest zichtbare inkomst en de meest misleidende. Bij een lokale wedstrijd ligt de prijs per atleet tussen 25 € en 45 € voor individuelen. Vijftig atleten van 35 € geeft je 1 750 €. Kijk nog eens naar de kostentabel en het probleem springt eruit. Inschrijvingen alleen financieren weinig meer dan een uitgekleed evenement. Lokale sponsors veranderen het plaatje. Een sportschool, een voedingswinkel, een kinesist, een kledingmerk. Een pakket van 300 € of 800 € koopt een logo op het achterdoek, een vermelding door de speaker en aanwezigheid op elke foto. Drie sponsors van 500 € zijn veertien inschrijvingen waard. De drankstand is de meest onderschatte post van allemaal. Op een dag met honderdvijftig mensen in de zaal is een marge van 400 € tot 900 € realistisch als je hem zelf draait. Toegangskaarten voor publiek blijven in street workout bescheiden. Veel organisatoren houden de toegang gratis om de zaal te vullen en meer drank te verkopen. Vraag je toch geld, dan is 5 € tot 10 € het normale bereik. Een t-shirt van het evenement levert 5 € tot 12 € marge per stuk op. Een early bird tarief of promocodes voor clubs vullen de eerste plaatsen zonder de getoonde prijs aan te raken.

Het punt waarop je uit de kosten komt

Reken achterstevoren. Tel je vaste kosten op, die vallen ook als niemand zich inschrijft. Locatie, verzekering, materiaal, geluid, drukwerk. Bij een sober lokaal evenement is dat vaak 2 000 € tot 3 000 €. Deel dat totaal door de nettomarge van één inschrijving. Op een inschrijving van 35 € houd je na de betaalkosten ongeveer 33 € over. Je hebt dus zestig tot negentig atleten nodig om de vaste kosten met inschrijvingen alleen te dekken. Je hebt er vijftig. Precies daarom zijn sponsors geen bonus. Ze zijn de helft van het model. Een evenement dat bij de eerste editie uit de kosten komt is al een overwinning. Heel wat organisatoren verliezen de eerste keer 300 € tot 800 € en halen dat bij de tweede terug, als de zaal vol zit en sponsors tekenen zonder dat je erachteraan moet.

Drie fouten die echt geld kosten

De eerste is de inschrijfprijs vastleggen voordat je het budget bouwt. Je kondigt 25 € aan om het veld te vullen, en ontdekt daarna dat alleen al de huur van de rig 1 500 € is. De tweede is je eigen tijd negeren. Die is niet gratis, ook al factureer je hem nooit. Een eerste editie kost honderd tot tweehonderd uur werk. De derde is te weinig mensen inzetten. Een vermoeid jurylid beoordeelt slecht, en een betwist klassement kost je in reputatie veel meer dan driehonderd euro aan goed gevoede vrijwilligers.